• Доклад на научно-практическом семинаре СПбГУ 7-9 октября 2021 года «Современный муниципальный архив: основные тенденции развития»

Информация
о работе архивного отдела за 2021 год

Важными направлениями работы архивного отдела были и остаются обеспечение сохранности документов, оперативное исполнение запросов граждан и организаций, создание на основе архивных документов информационных продуктов. Выполняя социально–правовые запросы, архив обеспечивает социальную защиту граждан. Организуя использование документов в исследовательских целях, популяризации истории родного края, архив выступает в качестве культурно–просветительского учреждения. Все виды деятельности архива направлены на то, чтобы документы были сохранены и востребованы. Востребованность в документной информации для решения различных вопросов делает архив адресным и оперативным информационным звеном управленческой деятельности.

За 2021 год архивным отделом были выполнены следующие виды работ:

• Проведена проверка наличия и состояния 3 фондов документов по личному составу 4 244 дела по личному составу. В результате были выверены учётные документы 3 архивных фондов, проведено улучшение физического состояния более 60 дел, заменены ветхие обложки, составлены листы заверители, перешиты дела.
• Принято и поставлено на учёт 473 дела управленческой документации, 46 дел документов по личному составу.
• Подготовлено и проведено 13 заседаний экспертно–проверочной комиссии администрации Тихвинского района. На заседаниях комиссии рассматривались организационно–нормативные документы, предоставленные учреждениями и организациями Тихвинского района: 53 номенклатуры дел, 64 положения об архивах и экспертных комиссиях, 17 актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и другие документы.
• Исполнено 332 запроса от граждан и организаций по определенным темам и земельным вопросам, а также выдано 1 617 архивных справок о стаже работы, заработной плате, об учёбе. Все запросы исполнены в установленные законодательством сроки.

На личный приём в 2020 году в архивный отдел обратилось более 250 граждан, у них были приняты заявления, даны разъяснения, консультации.

• Проведена перешифровка 4 244 дел по личному составу (3 фонда), в результате внутриархивных перемещений данных дел в фонды организаций с управленческой документацией.
• В 2021 году проведена работа по внутриархивному перемещению 23 фондов по личному составу в фонды с управленческой документацией.
• В 2021 году архивными документами в архивном отделе воспользовалось 13 исследователей, которым для работы было предоставлено более 100 дел управленческой документации.
• Составлены вновь 5 исторических справок и внесены изменения в 10 исторических справок к фондам организаций с документами по личному составу, где обобщены и переработаны все имеющиеся разрозненные сведения и информация.
• Проведена паспортизация 69 архивов организаций – источников комплектования архивного отдела. Составлены сводные сведения об итогах паспортизации архивов организаций по состоянию на 01.12.2021.
• Проведено более 800 консультаций для ответственных за делопроизводство и архив в учреждениях и организациях: по вопросам составления номенклатур, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утверждённого приказом № 236, № 237 от 20.12.2019 формирования и упорядочения дел, экспертизы ценности документов, определения сроков хранения документов, составления описи дел, заполнения паспорта архива, оформления Положений об Архиве, экспертной комиссии, инструкций по делопроизводству и т.д.)
• Сотрудниками архивного отдела в 2021 году продолжена методическая работа по уточнению и редактированию заголовков и сроков хранения документов подведомственных организаций на основании Перечня 2019 года. Более чем в 5 000 заголовков дел внесены новые статьи и отредактированы сроки хранения.
• Во 2 квартале 2021 года в архивном отделе оформлена книжная выставка–экспозиция, посвящённая 76 годовщине Победы советского народа в Великой Отечественной войне 1941–1945 годов о героических поступках советского народа в годы Великой Отечественной войны. Литературные очерки П. В. Светлова «Мальчишки из Тихвина» — это правдивые истории о мальчишках разведчиках, которые стали солдатами Великой Отечественной и вернулись домой живыми, «Репортаж из–за линии фронта» М. М. Фрейдзона — история партизанской войны в Ленинградском партизанском регионе.
  В экспозиции представлены:
  • 3–х томный сборник «Солдаты Победы»;
  • альманах «Фоторепортеры на войне»; подарочное издание «Спустя 75 лет» о торжественном освящении и открытии памятника погибшим ленинградским детям на станции Тихвин 14 октября 2016 года с подписью и благодарственными словами Председателя Совета Исторического клуба Ленинградской области Г. А. Москвина за бережное хранение памяти о погибших от налёта вражеской авиации 14 октября 1941 года;
  • брошюры «Ленинградская область в ВОВ по документам муниципальных архивов и музеев» и др.
• Во 2 квартале в архивном отделе администрации размещена историко–документальная выставка документов Тихвинского гидроузла Новгородского технического участка Управления Волго–Балтийского Водного пути им. В. И. Ленина Министерства Речного Флота РСФСР. В экспозицию включены документы начиная с 1920 года – периода создания Тихвинского технического участка. Уникальность представленных документов – это период их создания (более 100 лет). В экспозиции отражена история создания и расцвета Тихвинской водной системы, которая была одной из наиболее совершенных гидротехнических сооружений того времени, выполненная из дерева.
• В 4 квартале в формате электронной выставки на сайте администрации в разделе «История», на сайте Архивного управления Ленинградской области в новостном разделе представлен обзор документов на тему «Тихий подвиг трудового фронта». Данная подборка документов посвящена неоценимой работе женщин во время Великой Отечественной войны на лесозаготовках, на основании документов «Тихвинского леспромхоза» и «Клинецкой лесозаготовительной конторы». Оцифровано более 50 листов дел «Тихвинского Леспромхоза» (Фонд № 20 за 1941–1945 годы) и «Клинецкой лесозаготовительной конторы» (Фонд № Л‑189 за 1941–1945 годы). На основании отобранных материалов подготовлен доклад «Святые» женщины блокадного Ленинграда» с отсканированными документами. Данные материалы направлены в ЛОГАВ для возможного использования в просветительском проекте по Тихвинскому и Лужскому районам: «Будни, опалённые войной».
• В 4 квартале в архивном отделе оформлена выставка архивных документов по теме: «80 лет со Дня освобождения Тихвина от немецко–фашистских захватчиков – 9 декабря 1941 года». Документы, представленные на выставке, рассказывают о восстановительных работах, о возвращении людей на рабочие места, о возобновлении оплаты труда, о привлечении местных жителей, женщин, подростков, детей и эвакуированных ленинградцев на восстановительные работы в организации и предприятия города и района.
• 9 декабря 2021 года в связи с 80–летием освобождения Тихвина от немецко–фашистских захватчиков, сотрудники архивного отдела приняли участие в возложении цветов возле мемориалов на площади Мерецкова: Стела «Город воинской славы» и памятник Маршалу Советского Союза Кириллу Афанасьевичу Мерецкову.
• Во 2 квартале 2021 года – 15 апреля 2021 года с докладом–сообщением (в форме презентации с фотографиями и отсканированными материалами), архивный отдел принял участия в расширенном заседании Коллегии Архивного по теме: «Итоги работы за 2020 год и основные направления развития архивного дела в 2021 году в Тихвинском муниципальном архиве».
• В 4 квартале 7–9 октября 2021 года с подготовленным докладом в форме презентации по теме «Современный муниципальный архив: основные тенденции развития», архивный отдел принял участие в научно–практическом семинаре СПбГУ по теме «Роль архивов сегодня». Специалисты архивного отдела поделились опытом работы по использованию архивных документов для создания информационно–публицистических материалов. Данный доклад в форме презентации размещён на сайте администрации Тихвинского района в разделе Архивного отдела – «Основные итоги работы» и на сайте Архивного управления в новостном разделе.
• Для расширенного заседания Коллегии Архивного управления, состоявшегося 24 ноября 2021 года, подготовлен доклад по теме: «Из опыта работы Тихвинского муниципального архива по подготовке исследовательских работ на основе архивных документов» в форме презентации с фотографиями и отсканированными материалами.
• Архивный отдел участвует в масштабном проекте, посвящённом жителям и защитникам блокадного Ленинграда — «Книга памяти блокадного Ленинграда». Проведена работа по поиску документов, хранящихся в архивном отделе, связанных с эвакуацией граждан из Ленинграда в другие регионы для предоставления данной информации интернет–порталу «Книга памяти блокадного Ленинграда». Ведётся работа по сканированию документов, находящихся на хранении в архивном отделе, распознанию и размещению сведений об эвакуированных гражданах из Ленинграда в другие регионы. Информация размещается на сайте «Книга памяти блокадного Ленинграда» по адресу: http://blockade.spb.ru/. В единую базу данных включены сведения о 13 эвакуированных ленинградцах. К каждой карточке со сведениями о человеке также прикреплены электронные образы документов из «списков эвакуированных», которые хранятся в фонде № Л–14 «Исполком Капшинского райсовета депутатов трудящихся Ленинградской области» «Списки эвакуированных семей по сельским советам за 1942–1943–1944 годы из г. Ленинграда». Работа над проектом продолжается и будет вестись до момента внесения всех имеющихся сведений об эвакуированных гражданах.
• В целях организации и сохранения документальных свидетельств о Великой Отечественной войне 1941–1945 гг. из личных и семейных архивов, сотрудники архивного отдела принимали активное участие в проведении акции «Живая память Победы в семейных архивах жителей Ленинградской области». В архивный отдел администрации обратился 1 человек с документами из своих семейных архивов. Организаторы Акции — Архивное управление Ленинградской области и государственное казённое учреждение ГКУ ЛОГАВ. Период проведения Акции с 1 декабря 2019 года по 31 декабря 2020 года. Сотрудники архивного отдела осуществляли сканирование оригиналов документов и приём электронных копий документов, заполняли соответствующий комплект документов, относящийся к оригиналам отсканированных документов и направляли собранную и обработанную информация в ГКУ ЛОГАВ. Электронные копии документов вошли в единую базу данных «Архивы Ленинградской области». Участнику акции «Живая память Победы в документах семейных архивов» был вручён памятный сертификат. В формате министатьи, на новостном сайте Архивного управления Ленинградской области размещена информация об участнике акции «Живая память Победы в семейных архивах жителей Ленинградской области».
• Для новостного раздела сайта Архивного управления Ленинградской области с целью информирования пользователей, ежемесячно предоставлялись сведения о мероприятиях, проводимых в архивном отделе: выставки, презентации, приём документов от граждан в рамках акции с фотоотчётом, публикации: https://archive.lenobl.ru/ru/o–komitete/news/.
• Ведётся постоянная работа по размещению отчётной информации о деятельности архивного отдела на сайте администрации Тихвинского муниципального района Ленинградской области.